Возможности по отправке документов в 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3

Постепенно входит в широкое обращение обмен электронными документами как с контролирующими органами, так и со своими контрагентами. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью имеет полную юридическую силу на ровне с бумажными аналогами. Электронный документооборот сокращает затраты на курьеров и почту, ускоряет процесс получения необходимых документов от контрагента и упрощает ввод данных в информационную базу, что снижает процент ошибок. В одной из своих следующих заметок я расскажу о сервисе 1С-ЭДО, который обеспечивает электронный документооборот и может быть настроен в любой конфигурации, в которой есть соответствующие документы – счета-фактуры, акты, накладные и прочие.

В данной заметке речь о другом. Часто необходимо отправить контрагенту тот или иной документ в неустановленной форме без необходимости подписи (тем более электронной) или отсканированный документ и тому подобное по электронной почте.

ПП 1С можно использовать для отправки подобных писем, разница будет только в том, что не нужно открывать браузер и заходить в свой электронный ящик. Кто-то скажет, что обычный способ вполне устраивает и он прост, а кому-то понравится отправлять письма прямо из 1С.

Если Вы хотите использовать разные электронные ящики для отправки писем, или у Вас в одной информационной базе ведется учет по разным организациям, можно настроить несколько учетных записей и менять их в зависимости от отправляемого письма. В карточке настроек необходимо указать адрес и пароль от Вашей электронной почты, а также в качестве имени отправителя название Вашей организации.

Параметры подключения определяться автоматически в большинстве случаев, если ваш электронный адрес является корпоративным (не в домене mail или yandex, а, например, « a. luft @ soft — plus. ru »), то скорее всего автоматическая настройка не сработает, в таком случае, обратитесь к системному администратору для настройки вручную. Практически во всех разделах учета в форме списка документов сверху на панели действий есть кнопка «отправить по электронной почте» для отправки документа контрагенту.рис.2 После нажатия этой кнопки появляется окно выбора формата отправляемого документа.

Затем открывается окно письма, в котором надо указать адрес получателя вручную, можно просмотреть отправляемый файл, изменить текст письма, выбрать нужную учетную запись и прикрепить дополнительные файлы, например, скан-копии документа с печатями.рис.3 Кроме того, документы можно отправлять не только контрагентам, а кому угодно, например, можно отправить письмо с актами и счетами на согласование вышестоящему руководству, так как адрес получателя указывается вручную.