Отметка о заверении копии документа включает в себя

Правила оформления реквизитов документов 1

Государственный герб Российской Федерации В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках: — Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта Российской Федерации изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

3. Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается.

Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа.

Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

4. Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.

5. Представляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. 6. Предоставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

7. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор.

Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа. 8. Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется.

В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации.

Все наименования даются в именительном падеже: Министерство образования Российской Федерации Государственный университет управления Институт информационных систем управления В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается только наименование местного органа власти. Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе или положении об организации).

Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий и другие необходимые для осуществления ее деятельности сведения. 10. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.

Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом “Наименование организации”: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т. п. Указывается в соответствии с Уставом (Положением) организации.

11. Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа.

Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 22.08.2003. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 15 Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему.

Для внутренних документов (например: распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года.

По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке очередности авторов на документе. Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты.

Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом: Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например: Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита “Адресат” может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом: Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией: Генеральному директору ММПП “Салют” При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя: Ул.

Российская, 8, кв. 22 пос. Белоозерский, На документе может быть указано несколько адресатов, но не более четырех.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

При оформлении реквизита “Адресат”, а также реквизитов “Гриф утверждения”, “Гриф согласования”, “Отметка о наличии приложения” (в распорядительных документах), “Подпись” допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например: Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др. В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения: Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

17. В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций.

Резолюция включает в себя фамилию (фамилии) и инициалы исполнителя^), содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции, например: Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров. Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают.

Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28—30 знаков при количестве строк не более пяти. Строки заголовка печатают через один интервал.

19. контролируется службой делопроизводства. Отметка о контроле проставляется в виде буквы “К” цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом — “К” или “Контроль”.

Располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. 20. Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко.

Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение: Если приложения сброшюрованы, то количество листов в отметке о приложении не указывается. При направлении документа в несколько адресов об этом делается отметка следующим образом: На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу приложения: Приложение № 2 к приказу ректора университета от 18.03.2003 №35 22.

Рекомендуем прочесть:  Получение наследства через 10 лет

Подпись — обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией.

Подписывается, как правило, первый экземпляр, изготовленный на бланке. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок: Генеральный директор подпись P.J1. Ломакин В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.

д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например: На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц.

В этом случае подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям.

Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне. Например: Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией.

В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке.

Например: Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог “за” или косую черту. 23. Согласование — это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа.

Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования: Гриф согласования располагают ниже реквизита “Подпись” или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования: Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечания, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу: На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих — на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

25. Печать ставится на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей.

Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись.

На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой “МП” или “Место для печати”.

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений — отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, по- 88 рядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

26. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова “Верно”, наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения: Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона: Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя слова “В дело”, номер дела по номенклатуре дел, личная подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дата исполнения.

Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа.

Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке.

Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации. Например: Реквизит, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, а при необходимости — дату и другие поисковые данные.

Отметим, что использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости — и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—13,18 и 19 (см. п. 4.7 ГОСТ Р6.30-2003).