Работа с задолженностью

Работа с задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью: правила эффективности

Работа с дебиторской задолженностью: правила эффективности

  1. Как эффективно управлять дебиторской задолженностью
  2. Что делать, если регламенты не работают
  3. Как вести переговоры о возврате дебиторской задолженности
  4. Проверьте, как в вашей компании идет работа с дебиторской задолженностью

Работа с задолженностью зачастую ложится на плечи самого генерального директора. Как сделать так, чтобы это не отнимало много времени, и сам процесс контроля был эффективным?

Важный показатель анализа дебиторской задолженности — её оборачиваемость (RTR).

Чем выше этот показатель, тем лучше. RTR = TR/ Средняя ДЗ . где

  1. RTR – коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (ДЗ);
  2. TR – выручка, кроме того уместно брать не общую выручку, а продажи в кредит.

Полезно также высчитывать и оборачиваемость дебиторской задолженности в днях. Этот параметр определяет, за какой срок в среднем происходит возврат денег.

Для расчета используется следующая формула: DSO = T/ RTR, где Т – период времени, за который проводится анализ, в днях.

Важно контролировать данные показатели, снижая общий срок оборачиваемости дебиторской задолженности.

В случае с дебиторской задолженностью важно своевременно определить масштабы убытков, с выявлением новой эффективной бизнес-схемы.

Как эффективно управлять дебиторской задолженностью Шаг 1.

Меняйте мотивацию менеджеров по продажам Если в компании действует отсрочка платежей, то крайне важна мотивация менеджеров отдела продаж. Внедрение бизнес-процесса должно основываться на личной заинтересованности работника. Следует для каждого менеджера по продажам определить минимально допустимую норму поступления денежных средств клиента – от неё и будет начинаться начисление премиальных.

Начинается начисление премиальных после прохождения менеджером данной точки, которая индивидуально устанавливается для каждого сотрудника на срок примерно год.

Если же достичь точки минимума не удалось, следует ограничиться лишь окладом. Шаг 2. Введите еженедельный финансовый учет Многие руководители нередко сталкивались с ситуацией, когда менеджеры контролируют дебиторскую задолженность раз в месяц, возникает проблема неравномерных платежей с пиком в конце месяца. Подобная ситуация может быть изменена благодаря системе еженедельного контроля.

Просите менеджеров указывать комментарии – «клиент оплатил, ждем поступление средств», «клиент обещал оплатить завтра» — и отправлять данные руководителям финансового и коммерческого отделов.

Формируется на основании полученных данных черный список должников – при нарушении платежной дисциплины до 10-12 дней.

После письменного уведомления заказчика можно переходить к работе по предоплате 50-100% на срок до 3 месяцев. Шаг 3. Контролируйте ожидаемые платежи По предварительно составленному графику прихода денежных средств менеджер компании может организовывать свои действия. После отгрузки товара клиенту нужно выяснить, не возникли ли проблемы с ассортиментом, количеством и качеством поступки, напоминая про плановый срок оплаты.

Менеджер за неделю до срока оплаты должен клиенту напомнить про необходимости внесения вашего счета в свой график платежей. Следует отправлять напоминание и за 3 дня, и накануне даты поступления средств.

Так удастся минимизировать просрочку платежей, если клиент в установленный срок не может произвести оплату, обычно предупреждает об этом заранее. Если платеж не пришел вовремя, в течение 10 рабочих дней с момента просроченной оплаты менеджер должен самостоятельно работать над задолженностью – с отправкой напоминаний, телефонными разговорами. Нужно на данном этапе документировать каждый этап взаимодействия с клиентом.

Если в течение десяти дней от клиента поступает новый заказ, но не поступила плата за предыдущий заказ, отгрузка может разрешаться лишь финансовым департаментом после проверки клиента, при официальном гарантийном письме.

Если заказчики задерживают платежи более 2 недель, следует также переводить их в стоп-лист. Финансовая служба должна направлять клиенту письмо-уведомление, сообщающее про полное прекращение отгрузки до поступления оплаты.

Следует также требовать у клиента предоставление графика ожидаемых платежей. Пытайтесь договориться с контрагентом, согласуя вариант решения возникшего вопроса, с учетом интересов обеих сторон.

Если в течение 21 дня проблему решить не удалось, к работе следует подключать представителей службы безопасности. Формируем данные о результатах работы в виде отчета.

Если оплата так и не поступила, начинаем собирать все документы, относящиеся к договору (сбор накладных, сумма остатков товара) для возможного обращения в суд. Но это крайне редкая мера – заказчики в основном переводят деньги на стадии попадания в перечень стоп-отгрузки.

Шаг 4. Структурируйте дебиторскую задолженность Распространенной причиной несвоевременных платежей становятся нерешенные бумажные вопросы.

К примеру, не была выполнена сверка, либо при наличии невыверенного долга, не произведен возврат товара, не закрыты рекламации.

Для предотвращения данных проблем дебиторская задолженность должна классифицироваться по типам – по акции, недопоставка, возврат товара.

Другие рекламации. Проводите еженедельный сбор всей информации. Сразу же отправляйте запрос на решение соответствующей службе, занимающейся проблемой. Контролироваться данные вопросы должны менеджером и представителями финансового отдела.

Шаг 5. Соблюдайте лимит и формируйте приоритет отгрузок Нужно сделать так, чтобы у менеджера не было право отгрузки для клиента объема, который превышает размер среднемесячного заказа в течение 3 последних месяцев. Продавец во многих компаниях готов работать с любой заявкой, а клиент может позволить задержку платежей. Если заявка превышает допустимую, менеджеру нужно её согласовывать с коммерческим директором и руководителями финансового департамента и службы безопасности.

Делать приоритет в своих отгрузках нужно для компаний, работающих по предоплате, либо делающих своевременные оплаты по договору.

Так удастся повысить объем денежных средств на 15%. Что делать, если регламенты не работают На практике нередко грамотный регламент остается лишь на бумаге, а сами действия нарушают все правила.

Среди типичных ошибок — отсутствие критериев оценки результата; нет механизма «предупреждающих и корректирующих действий»; нерабочие формальные процессы; пренебрежение регулярным контролем эффективности; отсутствие мотивации сотрудников и четко формулированных задач; слабая вовлеченность в процесс со стороны руководства. Чтобы эти ошибки не перерастали в головную боль, следует периодически организовывать контроль работы с регламентами на каждом уровне – от рядовых исполнителей до руководства. Работа с дебиторской задолженостью не должна обходиться дороже суммы долга Дмитрий Гонов, генеральный директор «Гранит» Возврат дебиторской задолженности является длительным процессом, который отнимает много времени у аккаунт-менеджера, поэтому имеет определенную себестоимость.

Идеальный вариант — отсутствие клиентов-должников вообще.

Лучше прибегнуть к бонусам и скидкам для лояльных клиентов, чтобы они раслачивались с вами вовремя и покупали по возможности больше и тем самым избавляли вас от необходимости искать новых клиентов с неизвестным финансовым положением Тем не менее иногда приходится сталкиваться с недобросовестными клиентами. В таком случае сначала мы просто уговариваем должника заплатить — планомерно, по несколько раз в неделю.

Если уговоры по телефону оказались безрезультатными, встречаемся с должником лично и передаем счета, якобы им не полученные или потерянные, из рук в руки. В случае если перечисленные мирные меры не помогают, поступаем в соответствии с законодательством.

В работу включаются юристы, которые готовят акт сверки, составляют претензию и обращаются в арбитражный суд.

Однако перед тем, как начинать претензионную работу и арбитражный процесс, мы рассматриваем сумму задолженности. Если услуги юристов обходятся дороже самого долга, возвращаемся к самому началу: ведем переговоры, встречаемся, обсуждаем, как можно ускорить погашение задолженности. Если клиент по-прежнему не платит (а сумма долга выше, чем стоимость работы юристов), тогда разрываем все отношения и не ведем с ним более никаких дел.

Как вести переговоры о возврате дебиторки 1.

Выберите переговорщиков. Перед встречей нужно определить, кто из ваших сотрудников является самым компетентным о погашении задолженности. Так вы избежите лишней траты времени. От компании-дебитора лучше привлекать для переговоров или руководителя (когда от оппонента тоже будет руководитель либо слишком солидная задолженность), или специально назначенного сотрудника.

Практика подтверждает, что лучше привлекать для этого не менеджеров по продажам, а как раз отдельных сотрудников. Возможен и другой подход – до определенной суммы работают с дебиторской задолженностью менеджеры, ведущие клиентов, но при преодолении рубежа допустимой суммы долга, начинает работать с задолженностью более компетентный представитель, при необходимости привлекается юрист.